Cách chia khách mời để gửi thiệp cưới giấy và online
· Thiệp Cưới Xinh
Vì sao cần chia khách mời trước khi gửi thiệp?
Nắm được cách chia khách mời để gửi thiệp, bạn sẽ biết cần in bao nhiêu thiệp giấy, ai được mời tận nhà và ai nhận thiệp online, thay vì đến sát ngày mới cuống cuồng. Chia nhóm cũng giúp hai bên gia đình khỏi mời trùng, mời sót, và giúp lời mời hợp với từng người nhận.
Việc này nên làm ngay sau khi chốt ngày cưới và nhà hàng, khoảng hai tháng trước tiệc, vì số khách quyết định cả số bàn lẫn số thiệp giấy cần in.
Cách chia danh sách khách mời theo nhóm
Hãy lập một bảng tính chung cho cả hai bạn, mỗi dòng là một người hoặc một gia đình. Các cột nên có:
- Tên và cách xưng hô, ví dụ “chú Hùng và gia đình”.
- Khách của ai: nhà trai, nhà gái, cô dâu, chú rể hay bạn chung.
- Nhóm: họ hàng, bạn của bố mẹ, hàng xóm, thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp, đối tác.
- Hình thức mời: thiệp giấy tận nhà, thiệp giấy kèm link, hay chỉ thiệp online.
- Số người dự kiến đi cùng, để ước lượng số bàn.
- Ngày đã mời và ghi chú, ví dụ “đã gọi điện, gửi link sau”.
Sau đó lọc theo cột hình thức mời là bạn biết ngay số thiệp giấy cần in, cộng thêm khoảng mười phần trăm để dự phòng viết hỏng hay mời phát sinh.
Ai nên gửi thiệp giấy?
Thiệp giấy dành cho những người mà theo nếp nhà bạn, việc mời tận tay thể hiện sự kính trọng:
- Ông bà, bác trưởng họ, cô dì chú bác ruột.
- Bạn bè, đồng nghiệp lâu năm của bố mẹ, những người bố mẹ trực tiếp đi mời.
- Thầy cô cũ, người có ơn với gia đình.
- Hàng xóm thân thiết, nhất là ở quê.
- Sếp lớn hoặc đối tác quan trọng mà bạn muốn mời trang trọng.
Với nhóm này, nên gửi thêm link thiệp online sau khi đã mời trực tiếp, để họ có bản đồ chỉ đường và giờ giấc rõ ràng trên điện thoại. Hỏi ý bố mẹ trước khi chốt danh sách, vì mỗi gia đình có quan niệm riêng về việc ai cần được mời tận nhà.
Gửi thiệp online cho bạn bè, đồng nghiệp thế nào?
Bạn bè và đồng nghiệp là nhóm hợp nhất với thiệp cưới online, vì bình thường hai bên vẫn trò chuyện qua Zalo, Messenger. Vài lưu ý để lời mời không bị coi là qua loa:
- Nhắn riêng từng người, kể cả khi đã thông báo trong nhóm chung của lớp hay công ty.
- Với đồng nghiệp cùng phòng, có thể mời miệng trước rồi gửi link sau để mọi người lưu địa chỉ.
- Với hội bạn thân, một tin nhắn vui vẻ, đúng giọng thường ngày là đủ ấm áp.
- Với cấp trên, viết lời mời trang trọng hơn và nếu được thì mời trực tiếp.
Mẫu tin nhắn gửi kèm link cho từng nhóm có trong bài /cam-nang/gui-thiep-cuoi-online-co-bi-che-qua-loa-khong.
Thiệp cưới online cho khách ở xa, ở nước ngoài
Khách ở tỉnh khác hay ở nước ngoài là nhóm được lợi nhất từ thiệp online. Họ nhận thiệp cùng lúc với khách ở gần, có thời gian đặt vé, xin nghỉ phép, và có bản đồ để tìm đường khi tới nơi.
- Gửi sớm hơn các nhóm khác, khoảng một đến hai tháng trước ngày cưới.
- Ghi rõ múi giờ hoặc ngày giờ Việt Nam nếu khách ở nước ngoài.
- Bật hộp mừng cưới với số tài khoản và mã QR chuyển khoản cho người không về kịp.
- Gửi lại ảnh hoặc video thiệp sau đám cưới để khách ở xa cùng chia vui.
Mẹo để danh sách khách mời không bị sót hay trùng
- Mỗi bên tự lập danh sách trước, sau đó hai bạn và bố mẹ ngồi đối chiếu một lần, đánh dấu những người cả hai nhà cùng quen.
- Gom khách theo gia đình thay vì từng người, để một nhà chỉ nhận một thiệp giấy và một lời mời.
- Lướt lại danh bạ điện thoại, nhóm Zalo của lớp, của công ty để nhớ ra những người dễ bị quên.
- Đánh dấu ngay vào bảng khi đã mời, ghi cả cách mời, để không ai nhận hai lời mời hoặc bị bỏ sót.
Lịch gửi thiệp cho từng nhóm khách
- Hai tháng trước: chốt danh sách, chia nhóm, đặt in thiệp giấy và làm thiệp online.
- Sáu đến tám tuần trước: gửi thiệp online cho khách ở xa và ở nước ngoài.
- Ba đến bốn tuần trước: đi mời tận nhà nhóm họ hàng, thầy cô, khách của bố mẹ.
- Hai đến ba tuần trước: gửi thiệp online cho bạn bè, đồng nghiệp.
- Ba đến năm ngày trước: nhắn nhắc nhẹ kèm link thiệp để khách xem lại giờ và đường đi.
Chi tiết từng mốc có trong bài gửi thiệp cưới trước bao lâu (/cam-nang/gui-thiep-cuoi-truoc-bao-lau). Khi đã chia xong danh sách, việc còn lại là chọn một mẫu hợp phong cách đám cưới trong kho mẫu thiệp (/mau-thiep), tạo thiệp online một lần và gửi cho tất cả các nhóm.
